Z cudzym mózgiem można przeżyć przygody, można się zaprzyjaźnić, można zawrzeć robocze porozumienie. Jeśli się kogoś lubi i się go poznaje – spędza czas, zbliża, interesuje jego potrzebami, słucha, patrzy, jak ten drugi pracuje, jak błądzi, jak odnajduje – o takie porozumienie jest dużo łatwiej. Łatwiej jest wyrobić pogląd na temat cudzego mózgu – i zrozumieć, o co temu drugiemu chodzi. Właśnie za to kochamy robotę szkoleniową – za to, że możemy przyglądać się naszym klientom w sytuacjach, w których oni sami nigdy się sobie nie przyglądali. Patrzymy na nich, gdy są „nadzy” – gdy, wykonując swoje zadania, skupiają się na nich tak, że mamy okazję zaobserwować, jak działają ich mózgi, jak układają się myśli, jak organizują potrzeby. To wielka podnieta każdego nauczyciela, trenera i szkoleniowca – zobaczyć żywą (gołą!) myśl w działaniu.
Przez lata naoglądaliśmy się takiej smakowitej golizny dość sporo. Dziś opowiemy o inżynierach z sektora morskiego – i o tym, co mają pod kopułą. O tym, czego potrzebują, jak myślą, jak pracują – i jak tę pracę można im ułatwić, rozwijając ich kompetencje komunikacyjne. Wyzwania, które tu opisaliśmy – i cechy mózgu inżyniera – mogłyby równie dobrze dotyczyć innych dziedzin specjalistycznych – innych dyscyplin inżynieryjnych (od programistów przez specjalistów przemysłu ciężkiego po profesorów chemii organicznej). Sektorowi morskiemu (w jego stoczniowym i badawczym wydaniu) należy się jednak szczególny gest wdzięczności – to przy nim się wychowaliśmy, to z nim przyjaźnimy się na dobre i na złe.
Opowiemy więc o naszych doświadczeniach ze szkoleń w firmach i instytucjach takich jak NAVA, Damen Engineering Gdańsk, MacGregor Poland, Seacon Engineering, Instytut Morski w Gdańsku, Uniwersytet Morski w Gdyni czy MEWO S.A. Towarzyszyliśmy im w długim rozwoju: we wzroście, w przenosinach, w rekrutacji, przygotowaniu do wyjazdów, targów, negocjacji, nowych obowiązków, do zwycięstw, do trudnych wyzwań i porażek. Jednych znamy od zawsze, innych od niedawna. We wszystkich tych firmach poznaliśmy około wspaniałych 350 specjalistów obojga płci – ucząc języków obcych i komunikacji w ogóle.
Jak więc działa mózg inżyniera? Wyjaśnimy w sześciu krokach.
1. Kocham Cię, babciu: o złożoności
Zmorą specjalistów jest przerażenie laików. Hiper-eksperci, otoczeni współpracownikami o mniejszym wglądzie w naturę ich dyscypliny, cierpią męki, jeśli nie potrafią wyrazić spraw tak, by z jednej strony wyłożyć pełnię ich skomplikowanej natury, a z drugiej – sprawić, by odbiorca zrozumiał wszystko, jak należy. Porozumiewają się ze światem w nieustannym rozdźwięku między dbałością o szczegół a dbałością o uwagę i zainteresowanie („Albo mnie lubią, albo rozumieją”, powiedział jeden z naszych klientów). Jeśli nie idzie im tak, jak powinno, otrzymują łatkę „nerdów”, dziwaków, hermetycznych jajogłowych. Jeśli upraszczają i cieszą odbiorcę przystępnym komunikatem, czują, że sprzeniewierzyli się technikaliom, spłaszczyli obraz. Aby ostrożnie przeciwdziałać głowozjajowaceniu, prosimy, by porozmawiali z babcią. Najczęściej po angielsku, bo większość szkoleń robimy w języku zawodowym.
Ćwiczenie „przetłumacz na babcine” to symulacja z zamiany rejestrów: z przechodzenia od specjalistycznego żargonu do języka ogólnego, od wąskiej dyscypliny do szerokiego świata. W tym zadaniu prosimy więc specjalistę od systemów oczyszczania wody balastowej (BWTS), by na dwa sposoby wyjaśnił mechanikę działania technologii, którą akurat projektuje: „dla kolegi po fachu” (kogoś obeznanego z sektorem) i „dla babci Janusza” (która, ujmijmy to tak, pojęcie o sprawie ma dość wątłe). Łatwe? Trudne? Uwierzcie, znajomość złożonych struktur gramatycznych i bogatych zasobów leksykalnych niewiele tu pomaga. Bardziej przydaje się sprawność w operowaniu obrazami, stosowaniu przykładów i tłumaczeniu przekazu dosłownego na metafory. O! W konfrontacji ze światem mózg inżyniera to właśnie tłumaczeniu oddaje się najczęściej – konwertując złożone problemy na inne kody. Radzić sobie w takich konwersjach nie jest łatwo – ale frajda z powodzenia jest tym większa, im większe trudności napotkaliśmy.
Mózg inżyniera ma smykałkę do takich przekształceń – przecież na co dzień „przekłada” złożone potrzeby świata na złożone techniczne rozwiązania. Trzeba go tylko odpowiednio zachęcić – i pokazać, jakie korzyści płyną z bycia rozumianym tam, gdzie świat być może nie ma ochoty wiedzieć absolutnie wszystkiego na temat projektu, który pozwala mu dalej istnieć.
[fot. Ballast Water Treatment System oczami… – kompozycja z fotografii ze stron iandc.nl i joemonster.org]
2. Opowiedz, co widzisz: o strukturach
Jeden z naszych ulubieńców wyznał, że czasem nie potrzebuje słów. W pracy wystarczy mu podobno gest dłoni, trzy kreski ołówkiem albo zestaw odpowiednio skomponowanych posapywań, by koledzy i koleżanki z trzydziestoletnim doświadczeniem zrozumieli, które rozwiązanie ma na myśli. Żadnego pisania maili i lania wody. Ten sposób, jak twierdzi nasz superbohater, działa tylko czasami i tylko w komunikacji z ludźmi tak samo doświadczonymi jak on sam. Niestety często okazuje się, że fale mózgowe nie zawsze przelewają się z czaszki do czaszki tak sprawnie i szybko, jak by chciał. Czasem – ku naszej uciesze – wymagają werbalnego pośrednictwa.
Jeśli doświadczony inżynier umie przekazać drugiemu myśli bez słów, to tylko dlatego, że podaje treści istniejące w swoim umyśle do umysłu, w którym te treści również istnieją. Nie tworzy niczego w głowie drugiego, tylko mu tę propozycję aktywuje. Nakłada swoją mapę na jego i upewnia się, że mapy się pokrywają.
To dowód, że mózgi inżynierów doskonale radzą sobie ze strukturami: lubią porządek, system, punkty odniesienia, wyizolowane warunki, precyzyjnie określone konteksty. Lubią je tym bardziej, im bardziej te wszystkie elementy są wyrażone w kodach, które ulubili: cyfrach, liczbach, kształtach, funkcjach, prawach fizyki, itp. Kiedy więc mają mówić lub pisać, będą z ochotą odnosić się do tych kodów. Jeśli po drugiej stronie znajdują zrozumienie, wszystko gra, jak należy. Jeśli okazuje się, że kod inżyniera A i kod inżyniera B nieco się różnią, zaczyna się robić (z punktu widzenia specjalistów od komunikacji) całkiem ciekawie.
W radzeniu sobie z takimi komplikacjami trzeba się ćwiczyć. Zadajemy więc inżynierom następujące zadanie grupowe: za pomocą słów skopiować skomplikowany rysunek pseudo-techniczny. Jeden, wybrany członek grupy ma „podyktować” to, co widzi, tak, by koledzy mogli narysować to samo, korzystając z wytycznych podanych w mowie, ale nie widząc, co jest na schemacie. Zrobić to po polsku nie jest łatwo. Zrobić to w obcym języku – z pewnością trudniej. Zrobić to na czas i naprawdę zespołowo – komunikując się z kilkorgiem nieustannie dopytujących, złaknionych szczegółu inżynierów – to wyzwanie nie lada. A jednak niezbędne każdemu, komu zależy na sprawnym opisywaniu projektowych szczegółów, wyrażaniu myśli, opisywaniu proporcji i bieżącym korygowaniu założeń, które czyni rozmówca. To oczywiście tylko ćwiczenie – nieco przesadzone, nieco odrealnione, ale właśnie dlatego skuteczne. Można je wykonać lepiej lub gorzej, a sukces oznacza w tym przypadku tyle, co sprawność i poprawność. Czyli terminowe dostarczenie projektu takiej łajby, która nie zatonie.
[fot. Zmierzył dzieciaka – źródło: kwejk.pl]
3. Relacje ponad technokrację: o negocjacjach
W pracy z sektorem stoczniowym i morskim nauczyliśmy się, jak zdrowa kultura biznesu może motywować inżynierów do takiego komunikowania, w którym dbałości o zawartość merytoryczną (poprawność danych, konkretność argumentów, itp.) towarzyszy potrzeba budowania relacji międzyludzkich. Poznaliśmy inżynierów, którzy już mówią jak dyplomaci, i takich, którzy chcą się tego nauczyć. Międzynarodowe środowisko, międzynarodowe pogaduchy, dobre maniery i troska o wizerunek – to ciekawe cele i ciekawe wyzwania. Zachować między nimi proporcje nie jest łatwo, gdy broni się podstaw merytorycznych – albo próbuje się ocalić cele biznesowe. Być może dlatego dla wielu inżynierów natura relacji, które rodzą się w pracy – i ich źródła – są nieprzejrzyste. Mózgi wielu inżynierów z większym zainteresowaniem przyglądają się danym niż stosunkom. Może dlatego panie i panowie specjaliści tak często mówią:
- „Daj spokój, ja jestem od projektowania, a nie robienia dobrego wrażenia”.
- „Nie będę się bawić w słodkie słówka. Inżynieria to nie jest czcze gadanie”.
- „Co mi po relacjach, jak tu są błędy w specyfikacji?
- „To liczył ostatni debil! I ja mam się do niego wdzięczyć?”.
Takie wyznania słyszeliśmy wiele razy. Inżynier uważa, że jego rzeczywistość ma określone wymogi i że trzeba je szanować. Więc niech się reszta wypcha, jeśli tego nie rozumie.
No właśnie. Chcąc technokratów uwrażliwić na żywego człowieka, trzeba wyjaśnić im, że ten drugi ma prawo pochodzić z innego świata i myśleć inaczej. Warto też wskazać korzyści dla ich własnego statusu – i dla efektywności pracy. No bo przecież:
- postępy będą marne, jeśli kłócimy się, zamiast projektować,
- w projekcie będą błędy, jeśli pracujemy bez wglądu w potrzeby drugiej strony,
- z umowy nici, jeśli w kluczowych negocjacjach wyjdziemy na gburów.
Właśnie w negocjacjach inżynierowie zmagają się z wielkimi wyzwaniami. W kilku szkoleniach z negocjacji odnieśliśmy wrażenie, że dla większości naszych podopiecznych rozmowa to gra – wszyscy po kolei wykładają na stół wszystko, co mają, a potem wygrywa ten, który miał akurat najsilniejsze karty. Jedna strona zadowolona, druga pokonana. A przecież nie o to chodzi, zupełnie nie o to.
Żeby mózg inżyniera przekonać do innego komunikowania, trzeba pokazać mu inne – równie przejrzyste, solidne, pociągające struktury. Można wyjaśnić, że komunikat musi być użyteczny (jak rampy w promowych systemach RO-RO), atrakcyjny (jak kajuty w megajachtach) i zrozumiały (jak zasady strength calculation:)), a kanał komunikacji – drożny (jak rury w systemach BWTS). Trzeba przede wszystkim pokazać, że tak jak w projektowaniu – tak w budowaniu relacji słowami – potrzeba skupionej, uważnej praktyki. Czasem na sucho, na szkoleniu, ale przede wszystkim na co dzień, w mniej lub bardziej istotnych zawodowych interakcjach. Kiedy raz się uda, dalej idzie łatwiej. Bo przecież sukces cieszy każdego tak samo.
[fot. Kiedy ktoś pyta, jak idą negocjacje w sprawie umowy – źródło: makeameme.org]
4. Mój mózg osobny: o dywergencji
Twórcze skupienie to najukochańszy tryb pracy inżyniera. To ten tryb, w którym mózg izoluje się od świata zewnętrznego, by myśli biegły sprawnie, szybkość pracy rosła, a ryzyko błędu malało. To tryb, w którym rodzą się rozwiązania, klarują nieoczywiste problemy i konstruują największe propozycje. Wielu dobrych inżynierów, których poznaliśmy, lubi spędzać tak sporą część dnia pracy. Nie cały, nie codziennie. Ale dla odpowiedniej higieny i produktywności każdy (każda) z nich z co jakiś czas zanurza się w tryb pełnego skupienia – roboczego odosobnienia. A kiedy z niego wychodzi – otwiera się do świata spragniony kontaktu z czymś żywym, co nie jest nim samym, nią samą. Nikt tak nie łaknie ciekawej rozmowy jak inżynier, który właśnie oddał projekt po kilku miesiącach orki w Cadmaticu.
Mózg inżyniera potrzebuje interwałów – i potrzebuje konfrontacji. To właśnie dlatego naszym klientom podpowiadamy, by na kursy językowe wysyłali całe zespoły. Ta godzina przerwy dziennie – godzina poza jaskinią własnego umysłu – jest zdrowa i kolorowa, bo daje odskocznię. To podczas tej godziny można przećwiczyć inne – nieinżynieryjne – sposoby kontaktowania się ze światem, można zżyć się z zespołem, można zamienić kod z cyfrowo-diagramowego na słowny. To działa tam, gdzie dba się o higienę pracy – i tam, gdzie rozumie się rolę dywergencyjnego myślenia. I właśnie patrzenia i mówienia z wielu perspektyw uczymy inżynierów, gdy uczymy komunikacji. Jak? Co takiego robimy?
Ofiarowujemy różnorodność. Stajemy przed nimi ubodzy i głupi z technikaliów, ale mądrzy z innych dziedzin – i przedstawiamy w ten sposób inną perspektywę, w której mogą sprawdzić, czy ich fenomenalna wiedza specjalistyczna wyraża się wystarczająco ciekawie i przejrzyście, gdy staje naprzeciw mądrali z kontrdyscypliny. Oto jedna z kluczowych umiejętności każdego inżyniera: „patrzenie wielookularowe”, które pozwoli elektrykowi zrozumieć oczekiwania kadłubowców, „rurarzowi” pojąć troski działu R&D, a ekspertowi ds. jakości – wymogi budżetowe, którymi podniecają się PM-owie i dyrektor finansowy.
[fot. Powiedz coś po inżyniersku – źródło: besty.pl]
5. Produkować i uważać: o gadaniu i słuchaniu
Bywamy porządni. Dlatego przed każdym szkoleniem pytamy klientów, czego chcieliby się nauczyć, jakie stawiają przed sobą cele. I wychodzą nam „prawdy wiary”: większość z nich chce lepiej produkować – sprawniej mówić i szybciej pisać (mejle i dokumentację). To zrozumiała potrzeba: skoro już siedzą w cyfrach, liczbach, wykresach, kształtach, prawach fizyki i technicznych regułach – a nie w słowach, chcą się od czasu do czasu wygadać, wypisać, użyć języka z polotem, zrobić wrażenie na tych, którym wydawało się, że mają do czynienia z niemotami-pustelnikami. Często zaczynamy więc od zachęty do gadania i ćwiczeń z autoprezentacji.
Podczas szkoleń z komunikacji zespołowej nasi klienci odkrywają jednak, jak bardzo istotne jest uważne słuchanie i czytanie. Bez nich komunikacja nie może przebiegać w sposób skuteczny i niezachwiany. To w pracy inżyniera wydaje się kluczowe: aby usprawnić wymianę dużej liczby szczegółów technicznych, potrzebna jest umiejętność aktywnego słuchania, czytania i przewidywania, co może pójść nie tak w słownej wymianie. Staramy się więc ćwiczyć umiejętność myślenia naprzód – przewidywania potrzeb komunikacyjnych na zaś, wyprzedzania potrzeb drugiej strony, domyślania się jej błędów, detonowania groźnych niedopowiedzeń.
Jako ćwiczenie doskonale sprawdza się składanie origami. Tak, origami. Podawanie instrukcji dotyczących składania papieru w celu uzyskania pożądanego kształtu uczy nie tylko precyzyjnego mówienia, lecz również przewidywania alternatywnych interpretacji. „Złóż kwadratową kartkę na pół” może oznaczać złożenie jej tak, aby powstały dwa trójkąty albo dwa prostokąty. Jeśli słucham nieuważnie i nie dopytam, popełnię błąd. Pies będzie miał troje uszu, koń będzie miał nogi na głowie. Pracując z inżynierami, pokazujemy, jak drobne pomyłki tego rodzaju mogą bardzo źle wpłynąć na cały projekt. Uznawanie rzeczy za pewnik miewa przecież bardzo przykre konsekwencje.
Jednym z błędnych założeń jest przekonanie, że jest się rozumianym. W szkoleniach z wystąpień publicznych (na scenie, bez sceny, w Zoomie, z Powerpointem albo bez) inżynierów musimy dość często przekonywać, że zwięzłość nie jest największą cnotą dobrego mówcy. A raczej, że bywa wtedy, gdy powiedzą wszystko, czego odbiorca potrzebuje do zrozumienia. To zresztą niezwykle ciekawe: przechodząc od projektu do opowiadania o projekcie wielu z naszych podopiecznych traciło nagle pociąg do systemowej złożoności – jakby konieczność mówienia o rozwiązaniach w magiczny sposób je wszystkie upraszczała. Byłoby to pewnie wskazane, gdyby nie to, że po takiej prostej, zwięzłej wypowiedzi nasi inżynierowie-retorzy nagle orientowali się, że muszą coś koniecznie dodać. I jeszcze coś. A potem jeszcze szczególik. I jeszcze trzy. W nieskończoność. O podobnej sprawie pisała niedawno Agata Mioduszewska (tutaj).
[fot. Kiedy żona jest inżynierem – źródło: kwejk.pl]
6. Masz tu reguły i się ich trzymaj: o umiłowaniu wytycznych
W książce Applied Minds: How Engineers Think czytamy, że najważniejszy kapitał intelektualny inżyniera (a raczej jego wirtualnej, statystycznej wersji) to trójdzielny zestaw, na który składają się „struktura, wytyczne i kompromisy”. O pierwszym i trzecim trochę już powiedzieliśmy; o drugim – trzeba teraz.
Zapytany o charakterystykę mózgu inżyniera, jeden mądrala powiedział: „W porównaniu do reszty społeczeństwa, inżynierowie mają mózgi bardzo ograniczone – a to ze względu na liczne konwencje, normy czy prawa fizyki, które muszą respektować”. Dziwny to stan, prawda? Takie szanowanie norm. Mamy co prawda wrażenie, że nas, humanistów, prawa fizyki również obowiązują, ale co tam, przyznajmy: w naszych spotkaniach zaobserwowaliśmy to samo. Inżynierki i ich koledzy po fachu umiłowali samoograniczenie.
Ten osobliwy zawodowy masochizm – słuszny, bo wynikający z wiedzy – może być przeszkodą i pomocą w sprawnej komunikacji. Pomaga tam, gdzie przekłada się na zrozumienie struktury komunikatu – pojęcie tego, że najpierw trzeba powiedzieć (napisać) jedno, żeby móc powiedzieć drugie. Przeszkadza, jeśli przekłada się na chorobliwe przywiązanie do reguł.
Przyjrzyjmy się jednemu z kierowników, inżynierowi z długim stażem. Gość to najwspanialszy, mądry, uprzejmy, z charakterem. Porządny menadżer. Porządny na tyle, by w przygotowaniach do ważnego wystąpienia męczyć się długo w jakieś sztywnej, paskudnie oklepanej konwencji, którą podczas szkoleń z prezentacji nazywamy „stylem gorsetowym”. Wyobraźcie sobie: stoi, jakby kij połknął, gada jak robot, wystąpienia uczy się na pamięć i jak jedno słowo wymieni na inne, chce zaczynać od początku. Slajdy robi według firmowego, paskudnego wzoru, mówi wszystko, czego nie trzeba i nic, co byłoby ciekawe. Głos mu się łamie, ręce pocą, nogi miękną. A to tylko próba. Czemu? Zagubił się w umiłowaniu porządności, zapomniał o swobodzie. Skupił się na tym, że ma opowiedzieć o sześciu zagadnieniach w siedem minut, pokazując pięć slajdów, przedstawiając trzy działy, witając ośmioro gości i robiąc cztery gesty prawą ręką i dwa lewą, bo tak jest podobno najlepiej. Ślepo zaufał wytycznym. Fajnie, że mieliśmy tyle czasu, by udało się nie tylko wyciągnąć go z „przedwystąpieniowego stuporu”, ale również opracować bardziej przystępną prezentację, z którą poczułby się tym, kim jest – czyli duszą towarzystwa, która rozumie zasady, ale porusza się wśród nich z wielką swobodą. Taki inżynier zawsze rulez.
No dobra, żartowaliśmy!
Mózg inżyniera jest taki sam, jak wszystkie inne (a my nie jesteśmy neurologami, tylko specjalistami od komunikacji i języków). Warto jednak zastanowić się, jak okoliczności, w których pracownicy firm inżynieryjnych muszą się codziennie odnajdywać (wymogi, specyfikacje, terminy, oczekiwania), wpływają na ich funkcjonowanie – na to, jak specjaliści myślą, mówią, piszą, słuchają, pytają, prezentują, negocjują, projektują. Dla nas takie zastanowienie – trwające już prawie sześć lat – było i jest świetną przygodą.
Teraz czas na Was. Co jeszcze wiecie o inżynierach? Co wiecie o sobie? Jakie macie potrzeby? Jak się rozwijacie, inżynierowie? A Wy, menadżerowie, jak rozwijacie kompetencje komunikacyjne inżynierów? Powiedzcie śmiało – tu albo gdzie indziej. Sprawdźcie ćwiczenia, które opisaliśmy. Możecie samodzielnie wykorzystać je w pracy ze swoimi zespołami. Podzielcie się sposobami, które u Was dobrze działają. A tymczasem: dzięki i cześć! Kochamy Was, inżynierowie i inżynierki!
I jeszcze: napisaliśmy to we dwoje, ale korzystaliśmy z wiedzy całego naszego zespołu. Dzięki za świetną robotę należą się więc Gosi Sildatke, Kasi Cybuli, Karolinie Ratajczak, Ani Czerwińskiej, Agacie Mioduszewskiej, Idze Musiał, Julii Prus, Marysi Haase i Armenowi Israyelyanowi. Kochamy.
Serdeczności i uściski,
Marta Aleksandrowicz-Wojtyna, Miłosz Wojtyna